גייסתם מענק מהמדען הראשי? היו מודעים לדרישות הדיווח

תומר חן, מנכ"ל TimeClock 365 1,190

רשות החדשנות (לשעבר המדע"ר) היא זרוע של משרד הכלכלה, והכספים שמוענקים על ידי המדע"ר הם חלק מתקציב המדינה. בחלק מן המסלולים, המענק ניתן בתמורה להקצאת מניות בחברה ובחלקם, מתן המענק כפוף לתשלום תמלוגים למדען הראשי על ידי החברה ממכירותיה העתידיות, או מתוך תמורה שמתקבלת במקרה של אקזיט - במידה שהיא מצליחה להגיע לשלב זה - כהחזר המענק. תנאי לתמיכת לשכת המדען הראשי בהוצאות כח אדם הינו דיווח השעות בהקצאה למשימות של כלל העובדים בתוכנית המו"פ כולל מנכ"ל, בכירים, עובדי חברת כ"א וקבלני המשנה המהווים תחליף לכוח אדם.

על מי חלה חובת הדיווח ?
על כל עובד ומנהל מוטלת החובה לדווח באופן פעיל על חלוקת זמנו במשימות השונות. כל פעילויות החברה צריכות להיות מוגדרות כמשימות בנות דיווח במשך כל תקופת המו"פ.

הגדרת אחוזי משרה
אחוז המשרה של כל עובד בחברה אשר מקבלת מענק מהמדען הראשי מחולק לשניים. החלק הראשון הוא אחוז התעסוקה הכולל של העובד בחברה. החלק השני הוא אחוז המשרה המוקדש לפרויקט. משרד המדען הראשי מעוניין לדעת מהו אחוז המשרה ומהו אחוז התעסוקה. חשוב להקפיד על דיווח נכון, כדי שלא יתבצע קיצוץ סכומי כסף בגין "חיתוך כפול". דוגמה: עובד המועסק במשרה מלאה ומתוכה 30% מזמנו מנותב לטובת פרויקט הממומן גם מכספי המדען הראשי, יש לדווח על כך כראוי. יש ליידע את המדען הראשי כי העובד מועסק במשרה מלאה ואת האחוז המוקדש לפעילות הפרויקט. צריך כמובן להבין מהי ההגדרה של כל שעת תקן.

מה כולל התקציב?

  • עלויות שכר – לחברה קיימות הוצאות שוטפות עבור המחקר והפיתוח, והמדען הראשי שהעניק לחברה את הסיוע, מגדיר מהי עלות השכר המקסימלית עבור כל אחד מהעובדים: המנכ"ל, עובד מחקר, עובד כ"א וקבלני משנה. העלות המשולמת לחברה היא עלות מעביד עבור כל עובד והיא כוללת את התנאים הסוציאליים בנוסף לשכר עצמו. בנוסף, חברות רבות המקבלות מענקים אינן מודעות לעובדה שקיימת אפשרות לקבל החזרים כספיים גם בגין הוצאות ספציפיות שהן הוצאות המוכרות למס. לדוגמה, במידה וקיימות הוצאות השייכות לפרויקט, כמו שווי שימוש ברכב, שווי ארוחות בפגישות הנוגעות לפרויקט הרלוונטי וכו', אפשר לדווח עליהן למשרד המדען הראשי. חברות שהצטרפו למערכת הדיווח המתקדמת יוכלו להזין ישירות לתוכנה את הנתונים הללו וכך להעביר למשרד המדען דיווח מסודר ומדויק ביותר.
  • המלאי וחומרי הגלם בפרויקט – בפרויקט הממומן על ידי המדען הראשי, מתקבל מימון עבור חומרי הגלם כמו גם עבור מלאי קיים. חשוב להדגיש כי חומרים מתכלים אינם אמורים להיכלל בדיווח. עם זאת, קיימת חובה לדווח על המלאי שהיה קיים בתקופת המחקר והפיתוח. במידה ונותרו חומרים מהמלאי בסיום התקופה, יש להצהיר עליהם ולהחזיר את הכספים אשר התקבלו בגין מלאי זה. כדי לחסוך התחשבנויות מורכבות ומיותרות, ההמלצה היא שהחברה תרכוש את המלאי בתחילת התקופה (במידה וזה אושר תקציבית ובהתאם לסוג המלאי). התנהלות כזו אמורה לסייע בתהליך מול לשכת המדען הראשי.
  • תשלום לקבלני המשנה  - הדרישה של משרד המדען הראשי היא שיש להציג חשבוניות של קבלני משנה שהתאריך המופיע עליהן כלול בתקופת הזמן שהוכרה על ידי המדען הראשי עבור ביצוע עבודת המחקר והפיתוח. כאשר מגישים למשרד המדען הראשי חשבוניות לאישור תשלום לקראת סוף הפרויקט, יש לוודא שאכן התאריכים המופיעים על גבי החשבוניות תואמים לתקופת התמיכה שאושרה. חשבוניות שתאריך הפקתן חורג מהתקופה המאושרת מעל ל-60 יום מהמועדים שאושרו לטובת הפרויקט, לא יאושרו לתשלום, לא בזמן הגשתם וגם לא בהמשך המיזם. התשלום עצמו יכול להתבצע בתום תקופת המחקר והפיתוח.

תשלומים חד פעמיים
עובדת בונוס  - בנוסף לתשלומים הרגילים, קיימים תשלומים חד-פעמיים של המדען הראשי עבור בונוסים שנתיים ודמי הבראה המוענקים לעובדים. חשוב לעדכן את משרד המדען על הסעיפים הללו גם בדיווחים הרבעוניים ולא רק בדיווחים הסופיים. הסיבה לכך היא שאם מידע זה יאבד וידווח רק בדו"ח הסופי, כלל הסכומים הללו עלולים להיחשב ככאלו שהם מעל תקרת השכר ולפיכך, סכומים אלו עלולים לא להיות מאושרים לתשלום.

מסלול החברות החדשות
זהו מסלול שהוקם בשנים האחרונות עבור חברות חדשות. במסלול זה מכירים בהוצאות שיווקיות שונות שחברות חדשות נדרשות לפעמים להשקיע, בכדי ליצר מודעות ראשונית לשירות החדשני שהן מספקות. מבין ההוצאות המוכרות בקטגוריה זו:  ייעוץ שיווקי, ביצוע פרסומים, השתתפות בתערוכות, טיסות לחו"ל וכדומה. גם להוצאות אלו כמובן יש את תקרת התשלום הרלוונטית לה. ההתנהלות הנכונה היא ידיעת גובה תקרות התשלום הללו מראש בעת הגשת בקשות בהתאם למסגרות שנקבעו ולא מעבר לכך.

חובת דיווח נוכחות במערכת ממוחשבת, המאושרת על ידי רשות החדשנות
הדרישה לדיווח באמצעות מערכת ממוחשבת המאושרת על ידי המדען הראשי, חלה על חברה אשר כלל מועסקיה במו"פ עולה על 10 עובדים.
חברות מתחת ל-10 עובדים רשאיות לדווח באופן ידני, על ידי המילוי של הקובץ: https://innovationisrael.org.il/content/%D7%98%D7%95%D7%A4%D7%A1-%D7%93%D7%99%D7%95%D7%95%D7%97-%D7%A9%D7%A2%D7%95%D7%AA-2018
יש להדגיש כי המערכת של המדען עושה עבודה יסודית בבדיקת הדיווחים של חברות מתוקצבות. אנשי המדען מקפידים לממן עבודה על פרויקטים שאושרו ולא כאלו שמבוצעים במקביל לפרויקטים מתוקצבי-מדען.

מילוי הקובץ עשוי לגזול זמן רב, מפני החישובים המורכבים בו, ואמינות הנתונים יכולה להיפגע במידה והדיווחים נעשים בדיעבד. כמו כן, במידה ולא מגישים את הדוחות בזמן, המימון יהיה בסיכון.
אנו ממליצים בחום לדווח במערכת הממוחשבת בכל כמות של עובדים, על מנת לחסוך זמן, למנוע אי-דיוק ולקבל את כספי הסיוע במלואם ובמועד. בעידן הטכנולוגי המתקדם, שבו כל המידע נשמר על ענן, אין שום סיבה שהדו"חות הללו יופקו בצורה ידנית. מילוי מידי של דוחות בפורמטים ידועים וברורים יקדם מאוד את האפשרות של אישור המדען בצורה קלה יחסית. קביעת נהלי העבודה, הן לגורמים המדווחים בחברה, והן לגורמים המבצעים אחידות בצורת הדיווח, תפשט את חוסר הבהירות ותקטין את חוסר הדיוק השוטף.

הכנסה של מערכות דיווח אלו מיד עם אישור תקציב מדען הוא צעד ראשון וקריטי לעבודה מסודרת ולשקיפות ניהולית-פנימית. יתרה מכך, לעשיית שימוש במערכת מהסוג הזה יש גם ערך הצהרתי ברור כלפי בודקי המדען אודות מחויבות ההנהלה לניהול יעיל, ברור, שקוף וראוי של תקציב המדען שניתן לחברה והנהלתה. מניסיוננו, דיווחים שהוגשו בזמן, בצורה "נקייה" ומדויקת הם בעלי סיכוי תשלום מלא גבוה יותר.

 

למידע נוסף על מערכת לדיווח פרויקטים ונוכחות עבור רשות החדשנות (המדען הראשי) >